Семейный бюджет в Excel: как вести и где таблица ломается

Почему все начинают с Excel — и это правильно

Таблица не просит ничего устанавливать и не отправляет ваши деньги на чужой сервер. Каждая формула на виду: щёлкнули по ячейке и увидели, из чего сложилась цифра. Для первого месяца учёта ничего лучше нет, и бросать таблицу раньше времени незачем.

Как устроить таблицу, чтобы она прожила дольше месяца

Большинство таблиц бюджета умирают от одной ошибки: всё на одном листе. Месяцы по колонкам, статьи по строкам, суммы вписываются руками. Через два месяца в такую таблицу не добавить новый счёт, а на вопрос «что было 14-го» ответа нет: в ячейке за март одна сумма, и из чего она сложилась, уже не вспомнить.

Работающая таблица устроена как маленькая база данных, три листа.

«Операции» — по одной строке на трату: дата, счёт, статья, сумма, комментарий. Суммировать здесь ничего не нужно, это журнал.

«Статьи» — список ваших статей расходов и доходов, из которого «Операции» берут значения через выпадающий список. Без него через месяц у вас будут «Продукты», «продукты» и «Прод.», и для формулы это три разные статьи.

«Сводка» — единственный лист с формулами: сумма по статье за месяц через СУММЕСЛИМН (в Google Таблицах — SUMIFS), остаток по каждому счёту как «начальный остаток + доходы − расходы», итог месяца. Руками сюда не пишут ничего.

Такой таблицы хватает надолго: новая статья — строка в справочнике, новый счёт — строка формул в сводке, и ни то ни другое не ломает уже введённого.

Где таблица ломается

Мы видели много таких таблиц. Ломаются они в одних и тех же местах, и обычно в таком порядке.

Второй счёт и вторая валюта. Пока деньги на одной карте, всё просто. Потом появляется вклад, потом наличные, потом счёт в долларах. У каждого свой остаток, перевод с карты на вклад надо записать дважды, чтобы оба сошлись, а курс на каждую дату подставлять руками.

Второй человек. Пока файл лежит на одном компьютере, вносит тот, чей компьютер. Переезд в Google Таблицы это решает, зато теперь ваши зарплаты, траты и остаток на вкладе лежат у Google. Кому как, а нам от этого не по себе.

Конверты. Метод конвертов («на еду положено 30 000, потрачено 18 400, осталось 11 600») требует в таблице отдельного листа, и остатки по конвертам каждый месяц переносятся руками. Пропустили один перенос в январе, и до лета в конверте цифра, которой никто не верит.

Год данных. К декабрю в «Операциях» две тысячи строк, сводка считает секунды, а вопрос «сколько мы тратили на кафе в марте прошлого года» требует фильтра по двум колонкам и терпения.

Ввод. Открыть файл, докрутить до последней строки, выбрать дату, статью, счёт, вбить сумму. Одна трата ещё ничего, но вечером их семь, файл на компьютере, а чек из кафе уже выброшен. Бросают обычно здесь, и лень тут ни при чём.

Что делает программа вместо таблицы

«Конвертики» устроены по той же схеме, только все три листа уже готовы. Счета, статьи, адресаты и конверты заведены как справочники, операции вводятся с клавиатуры в журнал, а отчёты и есть та сводка, которая всегда посчитана.

• Сколько угодно счетов и валют, курсы подтягиваются с сайта ЦБ.
• Конверты: сколько положено и сколько осталось, без ручных переносов на новый месяц.
• «Разбор дня»: все траты за вечер вводятся подряд, без поиска последней строки.
• Отчёты по статьям, конвертам, адресатам, тегам и по времени, за любой период.
• Файл зашифрован и лежит на вашем компьютере, как и таблица.

С таблицей у программы общее то, ради чего таблицу и выбирают: данные ваши, сервера в середине нет.

Как перейти с таблицы

Импорта из Excel в «Конвертиках» сейчас нет. Переносить прошлое и не обязательно: заведите счета с сегодняшними остатками, начните вводить с сегодняшнего дня, а старую таблицу оставьте как архив, в который можно заглянуть за прошлогодним мартом. Через месяц отчёты будут и там и там, и станет видно, где их удобнее смотреть.

Подробнее о программе — «Домашняя бухгалтерия для компьютера». Если ведёте вдвоём — «Программа для семейного бюджета».